Nu är det möjligt att hålla bolags- och föreningsstämmor helt digitalt

Från och med den 1 januari 2024 har det varit möjligt för aktiebolag och ekonomiska föreningar, inklusive bostadsrättsföreningar och kooperativa hyresföreningar, att hålla årsstämmor, bolags-och föreningsstämmor helt digitalt.

Bakgrund

Det är vid stämman som aktieägare eller medlemmar utövar sin rätt att besluta i bolagets eller föreningens angelägenheter. Stämman innebär också en möjlighet för aktieägarna eller medlemmarna att träffas och diskutera olika frågor om bolaget eller föreningen samt att begära upplysningar från styrelse och revisor. Stämman har central betydelse för aktieägarnas respektive medlemmarnas inflytande i och kontroll över bolaget eller föreningen. Lagreglerna om hur stämman ska genomföras är i huvudsak desamma för alla aktiebolag och ekonomiska föreningar. De utgick tidigare från att stämman är ett fysiskt möte, där aktieägare eller medlemmar kan närvara och rösta personligen eller genom ombud på en och samma plats.

Bolagsstämman i ett aktiebolag ska som huvudregel hållas på den ort där styrelsen har sitt säte. I bolagsordningen får det dock bestämmas att stämman ska eller kan hållas på en annan angiven ort i Sverige. Om extraordinära omständigheter kräver det får bolagsstämman hållas på vilken ort som helst i Sverige eller utomlands. Det innebar att stämman måste vara knuten till en viss plats, där aktieägarna kan infinna sig personligen.

Vad innebär lagändringarna?

Ändringarna innebär en möjlighet för aktiebolag, ekonomiska föreningar, samfälligheter och sparbanker att hålla bolags- och föreningsstämmor digitalt. För aktiebolag gäller numera att om bolagsordningens stadgar tillåter det får eller ska bolagstämman hållas digitalt. Bolagsordningen måste således ändras för att möjliggöra digitala stämmor.

Sammanfattningsvis är det fyra lagar som ändrats, där tillägg för möjligheten till digitala stämmor införts, Aktiebolagslagen (2005:551), lagen (2018:672) om ekonomiska föreningar, lagen (1973:1150) om förvaltning av samfälligheter och Sparbankslagen (1987:619).  

Förslagen innebär en större valfrihet för bolag och föreningar att själva bestämma formerna för stämman utifrån vad som fungerar bäst i det enskilda fallet. Möjligheten att hålla digitala stämmor kan minska kostnaden för bolagen och föreningarna. Det får antas att det extra administrativa arbetet för att ändra bolagsordning respektive stadgar för att tillåta digitala stämmor vägs upp av de fördelar som kan finnas med att hålla stämmor digitalt.

Lagändringen har sitt ursprung från erfarenheter lärda när den tillfälliga lagstiftningen om digitala stämmor införlivades under Coronapandemin.

Lagen om tillfälliga undantag för att underlätta genomförandet av bolags- och föreningsstämmor infördes för att stämmor skulle kunna hållas på ett sådant sätt att risken för spridning av det virus som orsakar covid-19 kunde minimeras. Lagen trädde i kraft den 15 april 2020 och innebar inledningsvis att företagen fick en ökad möjlighet att använda sig av bland annat insamling av fullmakter och poströstning vid en stämma. Genom lagändringar som trädde i kraft den 18 maj 2020 blev det också möjligt för aktiebolag och ekonomiska föreningar att genomföra bolags- och föreningsstämmor helt utan fysiskt deltagande.

Bestämmelserna innebar att en stämma kunde hållas antingen genom elektronisk uppkoppling i kombination med poströstning, eller genom att aktieägarna eller medlemmarna deltog i stämman enbart genom poströstning. Om stämman hölls med enbart poströstning, skulle aktieägare och medlemmar få ta tillvara även sina övriga rättigheter per post. Lagen var inledningsvis avsedd att gälla under 2020 men förlängdes med ytterligare ett år. Lagen upphörde att gälla vid utgången av 2021 men med anledning av den ökade smittspridningen i samhället återinfördes de tillfälliga undantagen för att underlätta genomförandet av bolags- och föreningsstämmor. Lagen trädde i kraft den 1 mars 2022 och upphörde att gälla vid utgången av 2022.

Vi på Mazars välkomnar denna lagändring vilket ökar flexibiliteten och förefaller sig mera lämpad till dagens samhälle. Användningen av modern teknik för distansdeltagande vid stämmor kan göra det möjligt för fler att delta samt minska deltagarnas kostnader och antalet resor. Om fler aktieägare eller medlemmar kan delta vid stämman kan demokratin i bolaget eller föreningen stärkas. Ifall aktieägare bor utspritt över spridda geografiska områden i Sverige eller utomlands kan fördelarna med digitala stämmor vara stor.