Endast en korrekt faktura kan åberopas som grund för momsavdrag

För att en skattskyldig ska ha rätt till avdrag för moms krävs att en korrekt faktura finns. I mervärdesskattelagen finns reglerat vilka uppgifter som måste finnas för att det ska vara fråga om en faktura. I detta ställningstagande går vi igenom dessa krav samt vad Skatteverket angett i ett ställningstagande från den 20 september 2022 avseende just kravet på att en faktura ska innehålla uppgifter om säljarens och köparens namn och adress.

Av mervärdesskattelagen framgår att en faktura ska utfärdas av en beskattningsbar person (företag) för varje försäljning som görs till en annan beskattningsbar person (företag) eller till en juridisk person som inte är en beskattningsbar person.

En faktura kan bestå i en handling eller flera handlingar men för att det ska vara fråga om en faktura, som kan styrka köparens avdragsrätt för moms, måste den innehålla vissa bestämda uppgifter såsom t ex datum för utfärdandet, löpnummer samt säljarens och köparens namn och adress.  Om fakturans belopp inte överstiger 4 000 kr inklusive moms får företaget ställa ut en s k förenklad faktura. En sådan faktura får innehålla färre uppgifter. Läs mer här vad Skatteverket skriver om fakturakraven.

För att aktörerna i en transaktion med säkerhet ska kunna identifieras ska en faktura innehålla uppgifter om säljarens och köparens namn och adress. I ett ställningstagande från den 20 september 2022 tydliggör Skatteverket sin syn på vad som avses med det kravet.  I detta ställningstagande framgår sammanfattningsvis följande.

Utgångspunkten är att namnuppgiften ska vara fullständig och anges i klartext så att man direkt av fakturan kan utläsa vilket företag som avses. Det innebär att förkortningar ska undvikas så länge de inte är vedertagna i affärslivet.

Är företagsnamnet registrerat hos Bolagsverket kan det namnet anges i fakturan. Om företagsnamnet inte är registrerat hos Bolagsverket ska det namn som finns i Skatteverkets register anges.

Har ett företag ett s.k. särskilt företagsnamn (bifirma) ska detta inte anges i fakturan. Istället ska det korrekta företagsnamnet användas.

Säljarens och köparens adress ska anges i fakturan för att tillföra namnuppgiften ytterligare information som gör det möjligt att identifiera företaget. Om säljaren har flera postadresser rekommenderar Skatteverket att fakturan förses med huvudkontorets postadress eller postadressen för det verksamhetsställe från vilken varan levereras eller tjänsten tillhandahålls. I de fall fakturan ska skickas till någon annan än köparen (t ex köparens bokföringsbyrå) rekommenderas att säljaren även anger köparens postadress i fakturan.

För den som ska bokföra en faktura finns mycket att tänka på. Avdrag kan endast medges om det finns ett inköp till en momspliktig verksamhet och vidare ska köparen ha fått ett underlag som uppfyller villkoren för att utgöra en faktura enligt mervärdesskattelagen. Om underlaget är bristfälligt finns ingen faktura och då finns inte heller någon rätt att göra avdrag för moms.

Det är därför viktigt att den som ska bokföra en faktura ”prickar av” att fakturan uppfyller fakturakraven samt att uppgifterna på fakturan stämmer. Däri ingår att kontrollera bl a att det är korrekt att det är moms på inköpet samt att den skattesats som anges på fakturan är rätt, dvs. att det är 25 % när det ska vara 25 %, 12 % när det ska vara 12 % osv.

När det gäller namn på fakturan finns en särskild svårighet vad gäller s.k. enkla bolag.

För att säkerställa avdragsrätt för samtliga delägare i ett enkelt bolag ska det av fakturan framgå att inköpet avser det enkla bolaget och inte en av delägarna.

Om endast en av delägarnas namn finns på fakturan, kan övriga delägare nekas avdrag för sin andel av momsen. I normalfallet bör dock den delägare vars namn står på fakturan och som gjort förvärvet kunna göra avdrag för hela momsen.

Om det av fakturan framgår att inköpet avser det enkla bolaget har respektive delägare i det enkla bolaget avdragsrätt för sin andel av momsen. Delägarna bör ha en kopia av fakturan som underlag. Vid representantredovisning får det enkla bolaget ett eget momsregistreringsnummer och om detta finns på fakturan tillsammans med namnet på en av delägarna i det enkla bolaget bör det räcka för att fakturakravet ska vara uppfyllt. Rekommendationen är dock att det enkla bolaget står som fakturamottagare.

Läs mer här om Skatteverkets ställningstagande 2022-09-20 ”Krav på uppgift om säljarens och köparens namn och adress i en faktura, mervärdesskatt, Dnr 8-1832503.