Konferensresa har ansetts utgöra skattepliktig förmån

Den 17 mars 2023 meddelande Kammarrätten i Sundsvall sitt beslut i fråga om förmånsbeskattning i mål rörande konferensresa. Samtliga anställda som deltagit på konferensresan förmånsbeskattas samtidigt som arbetsgivaren ska betala sociala avgifter på motsvarande belopp.

Under 2017 bestämde sig ett byggföretag att från fredag till måndag förlägga en konferensresa till New York. Konferensresan har av både företaget och dess anställda behandlats som ej skattepliktig. För att värdet av en konferensresa inte ska förmånsbeskattas krävs att resan inte innehåller för mycket inslag av nöje och rekreation. I det nu aktuella faller anser Skatteverket att konferensresan, i klart övervägande del, har haft inslag av nöje och rekreation i förhållande till de anställdas arbetsinsatser under resan. Eftersom både de anställda och bolaget, enligt Skatteverkets mening, inte lämnat korrekta uppgifter, har en oriktig uppgift lämnats. Arbetsgivardeklaration respektive inkomstdeklaration ska därmed ökas med motsvarande förmånsvärde, samtidigt som skattetillägg påförs bägge parter. 

Kammarrättens avgörande

Inledningsvis framhäver kammarrätten att en konferensresa där det finns mindre inslag av nöje och rekreation normalt inte medför förmånsbeskattning. Däremot kan, ifall där dessa inslag får en mer framträdande roll, förmånsbeskattning aktualiseras. Vid en bedömning ska ett flertal faktorer beaktas: syftet med resan, vilken nytta resan kan få för arbetsgivarens verksamhet, val av resmål och konferensaktiviteternas upplägg.

De anställda och bolaget framförde att valet av destination inte gjordes på grundval av möjligheterna till turistattraktioner, utan istället valdes ur ett byggnadsperspektiv samt de övriga konferensmöjligheter som erbjöds. Kammarrätten ser däremot att tidpunkten för när resan genomfördes (fredag-måndag), samt valet av resmål, talar mot att destinationen valts utifrån nyttan för bolaget.

Resan har enligt bolaget och de anställda varit obligatorisk, dock har semester eller annan ledighet tagits ut av de anställda. Med hänsyn till bland annat planeringen och programmets innehåll, samt omständigheterna kring semesterledighet, anser kammarrätten att det huvudsakliga ändamålet har varit att ge de anställda möjlighet till rekreation.

Kammarrätten har uttalat att arbetsgivare som betalar för konferensresor måste visa att resorna är viktiga för arbetet och att resmålet är kopplat till bolagets verksamhet. Om så inte är fallet kan de anställda bli beskattade för resan samtidigt som arbetsgivaren blir skyldig att betala sociala avgifter på framräknat förmånsvärde. Detta gäller särskilt om resorna går till platser långt bort eller till kända turistorter. Man bör därför planera konferenser noggrant och underbygga valet av destination och nyttan för företaget samt konferensaktiviteternas upplägg. 

Det är inte nytt att konferenser och liknande resor måste ha en viss mängd arbetsrelaterade aktiviteter för att vara skattefri för den anställde och avdragsgill för arbetsgivaren. Av Skatteverkets vägledning framgår att, vid bedömningen om en väsentlig del effektivt arbete utförts, gäller tumregeln att effektivt arbete måste uppgå till minst sex timmar per dag. Kammarrätten har inte bara beaktat hur mycket tid som utgör arbetstid under resan, utan också tittat på resan i helhet, inklusive restid, fritidsaktiviteter och arbetsuppgifter. Kammarrätten ansåg att största delen av resan var för rekreation. Dessutom kan det konstateras att bolagets påstående om att resan är obligatorisk och att de bedömer den som skattefri, inte per automatik leder till att den anställde kan underlåta att i inkomstdeklarationen delge information om deltagandet på konferensen.

Den anställde kan vara skyldig att själv göra en bedömning huruvida konferensresan är att anse som skattefri eller inte, för att kunna ta beslutet om upplysningshandlingar till Skatteverket ska inkluderas i inkomstdeklarationen eller ej. Det kan således i praktiken bli svårt att för den anställde veta när det krävs upplysningar i inkomstdeklarationen för att undvika ytterligare beskattning och skattetillägg.

Även arbetsgivare står inför liknande utmaningar, huruvida argumentation för att kostnaden är avdragsgill ska inkluderas vid redovisning för varje konferensresa.

Har du eller ditt företag funderingar kring konferensresor? Mazars har många års erfarenhet av dessa frågor, så tveka inte att kontakta oss om du behöver hjälp.